Por Equipo de ZentaxGo
La mayoría de los propietarios escuchan "sus libros están actualizados" y asumen que eso significa que alguien ingresó las transacciones. Ese es sólo el primer paso. Un mes es limpio cuando podría entregarle los números a un prestamista y no preocuparse por la primera pregunta que le hagan.
Por qué esto es importante
Los libros que se ven bien pero que nunca se cerraron crean problemas más adelante. Una conciliación fallida en marzo se convierte en una sorpresa fiscal la primavera siguiente, o en una solicitud de préstamo que se estanca porque el balance no coincide con el del banco. Arreglar un mes lleva una hora. Arreglar un año completo requiere un fin de semana y muchas conjeturas.
Lo que incluye un mes correctamente cerrado
- Todas las cuentas bancarias y de tarjetas de crédito conciliadas con el extracto, hasta el último centavo.
- No quedan transacciones en una cuenta general.
- Los gastos personales se mantienen fuera de los gastos comerciales y el pago del propietario se registra como pago del propietario.
- Se revisan las cuentas por cobrar y por pagar, y se explica cualquier saldo antiguo.
- Totales de nómina que coincidan con los informes de nómina y los depósitos de impuestos.
- El mes está bloqueado, por lo que los números no cambian silenciosamente después.
Un ejemplo sencillo: una empresa de jardinería compra $1,200 en equipo con una tarjeta personal en junio. Si queda en una cuenta llamada "preguntarle a mi contador", la utilidad de junio parece $1,200 mayor de lo que realmente fue, y la declaración de impuestos de fin de año hereda el error.
Qué hacer a continuación
Revisa tu mes más reciente con los seis puntos anteriores. Si no puedes confirmar al menos cinco, pide a quien lleva tus registros que te explique cómo cierra cada mes. Si deseas una segunda opinión, trae tus últimos estados financieros a una consulta y te diremos cómo están las cosas.
Este artículo es información general, no asesoramiento fiscal o legal para su situación.